Z těchto příčin je tudíž nutné zavádět takové systémy řízení informací a dokumentů, jejichž technické vlastnosti zajistí, že relevantní dokumenty budou přístupné na pravém místě, v pravý čas a ve správné podobě. A to nejen od pracovního stolu v kanceláři, v rámci intranetu, ale i na cestách prostřednictvím internetu, případně mobilního archivu.

10 důvodů pro nasazení DMS :

1. Centrální správa všech důležitých dokumentů

2. Úspora času při práci s dokumenty

3. Rychlé a snadné vyhledávání dokumentů

4. Vyšší úroveň zabezpečení dokumentů a řízení přístup k dokumentům

5. Možnost propojování souvisejících dokumentů

6. Kontrola nad různými verzemi souborů

7. Propojování souvisejících dokumentů

8. Možnost snadného publikování dokumentů

9. Řízení schvalovacích procesů (workflow)

10. Možnost propojení archivu s ostatními aplikacemi